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3 diretrizes fundamentais para evitar a evasão

  •   15/10/2017
  •   Wille Muriel
  •   Gestão de IES, Permanência de Alunos

 
Para evitar a evasão de maneira consiste é preciso preparar a Instituição.
 
Implantar ações para evitar a evasão sem um conceito bem firmado sobre o que você está construindo pode levar o seu trabalho para o vazio e gerar desânimo.
 
Ações para evitar a evasão mexem com quase tudo que envolve a experiência do aluno na Instituição. Para mudar a experiência do aluno é preciso mudar alguns processos, melhorar os serviços, aumentar o controle sobre o que é percebido como valor pelos discentes, implantar mudanças concretas, enfim... nunca é cômodo mudar o jeito de fazer as coisas.
 
Então prepare-se de forma organizada, partindo das análises, estabelecendo diretrizes e políticas para o processo decisório, pensando na melhor estratégia para executar as ações. Isso vai dar consistência para trilhar um longo caminho até a consolidação de mudanças.
 
Pensando em diretrizes para o trabalho de gestão da permanência nas IES, escolhi três que sempre utilizo no meu trabalho:
 
1. Os dados e as informações da Secretaria Acadêmica são preciosos e devem ser aproveitados.
2. O trabalho em equipe é fundamental para a implantação da gestão da permanência. Logo, será preciso criar uma boa equipe.
3. O Plano da Permanência deve ser proposto para um ano, com ações simples e capazes de promover a aprendizagem da equipe.
 
Vou fazer uma síntese de cada uma delas:
 

Dados da Secretaria Acadêmica

 
A Secretaria Acadêmica das instituições funciona como um cartório, com protocolos formais e normas para o registro de todo o processo acadêmico do aluno, desde a matrícula até a colação de grau. É lá que encontramos informações preciosas para o desenvolvimento de ações que promoverão a permanência do aluno. Vou dar um simples exemplo: Como podemos usar o histórico acadêmico do Ensino Médio para evitar a evasão? Ora, o histórico indica como foi o comportamento acadêmico dos alunos antes de entrarem na IES. Pode revelar talentos para determinadas áreas, indicar cuidados especiais para com uma determinada turma ou mesmo para com uma pessoa.
 
Na Secretaria Acadêmica encontramos também informações sobre a residência do aluno, o que permite mapear o seu esforço de deslocamento até o campus, além de informações sobre notas ou frequência dos alunos às aulas.
 
Considere a Secretaria Acadêmica como uma fonte de informações estratégicas que podem indicar vários caminhos para evitar a evasão.
 

Equipe de Alto Desempenho

 
A segunda diretriz indica a criação de uma boa equipe para cuidar da gestão da permanência de alunos. Pensando não apenas na composição da equipe, mas na possibilidade de alcançar um alto desempenho faço da seguinte forma:
 
1. Normalmente nunca trabalho com mais do que cinco profissionais.
2. Capacito para que aprendam o que é e como funciona uma equipe de alto desempenho. Este treinamento é fundamental para a superação de barreiras que certamente encontrarão no caminho.
3. Capacito para que aprendam os fundamentos da gestão da permanência (claro).
 
Com a equipe pronta para o trabalho dou início à orientação para a execução do planejamento. Começar não é fácil, mas com um bom apoio institucional e muita orientação técnica os primeiros resultados logo aparecem e a equipe fica mais confiante para ir avançando.
 
Normalmente dedico os primeiros três meses apenas para a institucionalização da gestão da permanência na IES e isso deve ser considerado no planejamento. É claro que cada caso é único e o tempo para a obtenção de resultados varia conforme a cultura de cada IES, o desempenho de cada equipe ou a conformação do portfólio de cursos. Isso indica que a equipe deve construir um conhecimento novo sobre o próprio caso – o que funciona e o que não funciona para evitar a evasão na sua Instituição. Portanto, considere que a aprendizagem faz parte do ciclo de gestão da permanência. 
 
De fato, desde que iniciei este trabalho em 2011, nunca formei uma equipe que soubesse absolutamente tudo sobre como reduzir suas taxas de evasão. É natural que muitas ações sejam comuns e que promovam resultados em todos os tipos de instituições, mas, por outro lado, tem sido significativa a aprendizagem que ocorre ao longo dos ciclos de permanência e são comuns ações que funcionam numa IES e simplesmente não funcionam em outras.
 

Plano Anual

 
A terceira e última diretriz que sugiro neste post é: Faça um plano anual para evitar a evasão. 
 
Comece com um bom plano de gestão da permanência, considerando análises sobre a trajetória do aluno; sua experiência como discente da IES; pontos de contato com possíveis fontes de insatisfação; sua percepção de valor em relação ao serviço educacional; sua participação e envolvimento nas atividades acadêmicas; novas oportunidades de promoção do engajamento e geração de valor; todas as possibilidades de aprofundamento da relação com os alunos; indicadores de resultado e respectivos instrumentos de avaliação; instrumentos de predição da evasão, enfim; tudo deve ser previamente pensado. 
 
Depois de pensado o plano deve indicar um cronograma de ações concretas, organizadas para implantação ao longo dos meses. Essas ações são bem amplas, pois envolvem desde a preparação para recebimento de alunos até a aplicação de instrumentos de predição da evasão. Contudo, são ações simples, concretas e pautadas pela criatividade.
 
Então faça o seu Plano da Permanência, cumpra todas as etapas necessárias para que a IES reduza significativamente a taxa de evasão e aprenda como gerir a permanência por meio de um modelo simples, escalável e em constante evolução.
 
Se quiser compreender melhor como funciona é só me chamar.
 
Abraços! E pare de perder alunos...